Executive Assistant Kolwezi (H/F)
Fed Africa est un cabinet de recrutement par approche directe et par annonces, dédié au continent africain, intervenant sur des fonctions de Middle et Top Management.
Fed Africa a pour vocation d'accompagner les groupes locaux et internationaux dans leurs développements sur la zone Afrique.
Nous recherchons pour un de nos clients, spécialisé dans le conseil, une Assistante de direction bilingue hautement polyvalente et expérimentée.
Ce poste combine des fonctions d'assistance professionnelle et d'assistance personnelle. Il requiert une personne proactive, capable de gérer de manière transparente les tâches professionnelles et personnelles avec discrétion, adaptabilité et un haut niveau d'organisation.
Votre fonction
- Gérer l'agenda quotidien du PDG, y compris les réunions, les appels, les échéances et les déplacements.
- Hiérarchiser les rendez-vous et veiller à ce que les documents nécessaires soient prêts à l'avance.
- Préparer et organiser la documentation pour les réunions stratégiques et opérationnelles.
- Rédiger des courriers professionnels, des notes de service internes, des rapports et des comptes rendus de réunion.
- Anticiper les besoins du PDG et prendre des initiatives pour éviter les problèmes de planning ou de communication.
- Gérer la boîte de réception du PDG, filtrer, classer et hiérarchiser les e-mails
- Veiller à ce qu'aucune communication importante ou échéance ne soit manquée
- Tenir à jour les registres de communication interne et externe
- Coordonner les réponses avec les services concernés lorsque cela est nécessaire
- tenir à jour l'agenda du PDG dans tous les fuseaux horaires
- planifier, confirmer et assurer le suivi des réunions
- organiser des réunions hebdomadaires de direction et de coordination de projets
- rédiger les comptes rendus, distribuer les mesures à prendre et assurer le suivi
- Servir de point de contact central pour la communication entre le PDG et les équipes internes
- Veiller à ce que l'information circule de manière fluide et cohérente entre les services et les projets
- Organiser des réunions de coordination
- Assurer le suivi des décisions clés prises par le PDG
- Soutenir le recrutement et l'intégration de nouveaux membres du personnel administratif si nécessaire
- Coordonner les itinéraires de voyage du PDG
- Préparer des dossiers de voyage détaillés avec les calendriers des réunions et les listes de contacts
Votre profil
- Au moins 3 ans d'expérience en tant que cadre dans un environnement dynamique et très exigeant. Une expérience préalable dans l'assistance aux cadres supérieurs est fortement souhaitable
- Maîtrise parfaite du français et de l'anglais requise
- Permis de conduire valide
- Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux environnements, cultures et exigences, et à gérer facilement des priorités
- Faire preuve d'une grande discrétion et d'un comportement éthique dans le traitement des informations confidentielles et sensibles
- Anticiper les besoins